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6 Ferramentas que toda empresa precisa conhecer!

Não importa o tamanho da sua empresa: gerenciá-la certamente não é tarefa fácil. Além dos desafios cotidianos referentes a concorrência, gestão de pessoal e até mesmo burocracias governamentais, ainda é preciso lidar com uma série de processos e protocolos internos para garantir a solidez do empreendimento.

 

Felizmente, os empreendedores vêm recebendo um belo auxílio da tecnologia para superar todos esses desafios. Existem hoje várias ferramentas digitais desenvolvidas justamente para facilitar a vida de empreendedores e gestores ao automatizar processos e, consequentemente, deixar as empresas mais ágeis e lucrativas.

 

 

Vamos conhecer algumas dessas ferramentas que ajudarão no crescimento da sua empresa:

 

 

1 – Sistema ERP

Imagine o seguinte cenário: todos os setores da empresa devidamente integrados, de forma a permitir que a direção visualize as informações relevantes de cada um deles de maneira consistente. Essa com certeza é uma ótima maneira de ter em mãos um conteúdo extremamente valioso para a tomada de decisões estratégicas. Os sistemas ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) foram criados exatamente para realizar essa tarefa.

Essa ferramenta de planejamento de recursos funciona em módulos, coletando de maneira automática dados referentes a cada um dos setores da empresa — financeiro, RH, logística e assim por diante. Mas esse conteúdo não é simplesmente coletado! Na prática, os dados são traduzidos em gráficos e tabelas de fácil compreensão e colocados lado a lado para que a empresa entenda, por exemplo, quando o estoque precisa ser reabastecido de acordo com o fluxo de vendas.

Como softwares desse tipo estão disponíveis em diversos formatos, preços e interfaces, é sempre possível escolher a solução mais condizente com o tamanho do negócio. Há inclusive soluções hospedadas diretamente na nuvem, podendo ser acessadas por meio de qualquer dispositivo ligado à internet — seja um tablet, um smartphone ou um PC. Tudo é precificado de acordo com o volume informações geradas, encaixando-se perfeitamente ao perfil da empresa.

2 – Sistema CRM

Não importa sobre qual parte da trajetória de compra estamos falando, lidar com clientes é um sempre um desafio. É preciso atrair interessados, transformar potenciais compradores em consumidores de fato para, depois, ainda garantir que o cliente conquistado volte a comprar mais e mais vezes. O detalhe é que toda essa jornada de interações jamais deve ser encarada com base em achismos. O ideal é planejar suas interações de forma estratégica, baseando-se em dados, focando em metas factíveis e usando métricas de monitoramento confiáveis.

Os sistemas CRM (sigla para Customer Relationship Management) ajudam as empresas a coletar informações de interação entre público e negócio de uma maneira muito mais eficiente, levantando dados essenciais e, como consequência, tornando-se um ponto de partida para a tomada de decisões. O CRM realmente faz o que seu nome promete: gerencia o relacionamento com o cliente.

Dentre outras coisas, esse tipo de software pode ajudar sua empresa a entender que meios determinados nichos de clientes têm usado com mais frequência para entrar em contato com você, que ações de marketing têm atraído novos compradores com custo justo e qual é aquele perfil de público que sua empresa ainda não conseguiu atingir. A partir daí, o plano de ação fica muito mais claro.

3 – Assinatura eletrônica

Além de ser irritante, o excesso de burocracia sempre vai contra a produtividade do negócio. Estamos falando de tempo e recursos financeiros gastos em demasia durante processos rotineiros, morosos e que trazem pouco diferencial competitivo para o empreendimento.

Entre as ferramentas tecnológicas criadas para diminuir ou mesmo eliminar esse mal no mundo dos negócios estão a assinatura e o envio de documentos de forma eletrônica. Essas operações podem ser realizadas por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, tendo a mesma validade de um documento assinado em papel.

Contudo, o serviço é mais que um certificador. Na verdade, ele ajuda a gerenciar seus documentos, permite acesso diferenciado a arquivos (de acordo com o nível de responsabilidade dos colaboradores da empresa) e protege documentos sensíveis com codificação de nível bancário. Ainda vale ressaltar que o serviço tem fácil integração com outros sistemas de gestão corporativa (como plataformas CRM) e aplicativos de produtividade (como os do pacote Microsoft Office e Google Apps).

4 – Armazenamento na nuvem

Foi-se o tempo das prateleiras cheias de documentos arquivados. Hoje, documentos importantes são gerados, modificados e até mesmo certificados diretamente na internet. Mas como garantir que todas essas informações estarão simultaneamente acessíveis e seguras? Pois foi pensando nesse nicho que ferramentas de armazenamento na nuvem (como Dropbox e Google Drive) foram desenvolvidas.

Tais serviços permitem que os usuários transfiram arquivos para a nuvem por meio de quaisquer dispositivos conectados à internet, sejam celulares, tablets ou computadores. E o melhor é que esses arquivos podem ser facilmente compartilhados com colegas, fornecedores ou clientes, desde que estejam devidamente autorizados.

Além de bastante práticos, os serviços de armazenamento e backup na nuvem ainda são seguros. Isso acontece porque cada informação guardada é protegida por senha e criptografada para garantir o acesso apenas das pessoas autorizadas. Isso sem contar que os serviços são pagos de acordo com o volume de dados armazenado, encaixando-se assim aos mais variados perfis de empresa.

5 – Gerenciamento de projetos

Para que projetos inovadores e essenciais ao crescimento da empresa se tornem realidade, é preciso reunir recursos. E não estamos falando apenas de finanças! Também é preciso integrar pessoas com habilidades e tarefas diferentes, montando uma equipe eficiente. Com o time escolhido, surge o próximo desafio: coordenar cada um de seus membros para que o resultado esperado surja dentro do tempo programado.

Uma das ferramentas tecnológicas que podem ajudar nessa tarefa é o Trello. Essa plataforma ajuda a organizar as tarefas e o calendário de cada um dos integrantes de uma equipe, permite a interação entre esses membros e ainda monitora as ações, avaliando se os resultados esperados estão sendo alcançados na medida em que o projeto é executado. Tem uma interface didática e se integra a outros serviços, como o Drive e o Dropbox.

Uma outra ferramenta similar ao Trello é o Project, gerenciador de projetos desenvolvido pela Microsoft que se integra ao pacote office — Word, PowerPoint e Excel. Faça sua escolha e parta para o teste!

6 – Planejamento estratégico

O Lean Startup Machine é uma organização voltada para ajudar novas empresas a se desenvolverem com as melhores práticas do mercado. Entre as ferramentas criadas por essa equipe se destaca o Validation Board, uma plataforma virtual que auxilia novos empreendedores a criar modelos de negócios, bem como a testar suas potencialidades e identificar fraquezas antes mesmo da teoria se transformar em realidade.

A interface foi criada para ser acessível e didática, conjugando para isso simplicidade e eficiência. Dessa forma, a gestão da empresa é profissionalizada antes mesmo do negócio efetivamente entrar em funcionamento, garantindo a fluidez dos processos futuros desde os primeiros passos dos empreendedores.

Essas foram apenas algumas de nossas dicas sobre tecnologias para melhorar a gestão da sua empresa. Então aproveite para compartilhar esse aprendizado com seus contatos nas redes sociais!

Fonte: Docusign